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发现一个不太可能的利润中心将租赁合规性转化为储蓄机会

导读 在过去的一年中,全球组织在导航新的业务模型和虚拟工作环境时面临着前所未有的挑战。对于许多人来说,寻找和实施使他们能够在新时代中生存

在过去的一年中,全球组织在导航新的业务模型和虚拟工作环境时面临着前所未有的挑战。对于许多人来说,寻找和实施使他们能够在新时代中生存和发展的技术一直是不分昼夜的竞赛。实际上,根据来自Gartner的最新研究,87%的高级商业领袖表示,实施数字技术和流程是公司的首要任务。但是,在Gartner研究中,只有40%的组织报告说他们已经实施了数字化计划。

为什么优先级和执行之间会如此分离?除了适应新的常态并应对竞争激烈的业务需求之外,这些相同的组织还必须遵守无休止的法规要求。尽管合规性通常只不过会拖累资源,但在某些方面,公司实际上可以使用其合规性授权来改善运营并降低成本:租赁会计。

在花了多年的时间为该国一些最大的公司练习法律并商定了商业租赁之后,我了解到(并帮助其他人学习了)一个人的租赁资产组合中存在一系列机会。如今,可以利用租赁合规性法规来推动业务发展。

熟悉新的租赁会计准则

2016年,财务会计准则委员会(FASB),国际会计准则委员会(IASB)和政府会计准则委员会(GASB)这三个主要的会计监管机构发布了有关租赁的新规定。他们要求组织在资产负债表上将不动产和设备租赁作为资产和负债进行会计处理和资本化,并通过专门的财务披露报告来报告结果。多数上市公司必须从2019年开始遵守法规,政府实体必须在2021年中之前遵守法规,私营公司则需要在2022年之前遵守法规。

这些新的租赁会计准则在组织之间引起了疯狂,这些组织现在必须识别并收集其所有房地产和设备租赁,并提取详细,准确和可靠的数据,以便将租赁付款转换为“使用权”资产和负债。由于计算的复杂性(规则长达数百页),这并非易事。

在具有多个租约的组织中,这甚至更具挑战性。租赁可以跨越多个地区,并且租赁文档通常分散在整个组织中。即使找到文件,也经常缺少修订和其他关键文件。

主租赁数据收集

当他们收集遵守新租赁会计准则所需的信息时,公司控制人和其他人对于这些义务在现有控制方面的薄弱之处感到惊讶。尽管其财务规模很大(房地产租赁通常是第二高的费用),但大多数公司并未严格管理其租赁的法律和财务方面。

要成功捕获租赁数据,进而制定更明智的业务决策,重要的是要设定期望并吸引合适的参与者。该计划不应仅由组织的会计团队来完成。相反,至关重要的是要招募公司的IT部门来协助进行任何必需的实施和系统集成。通常,也需要专门的租赁会计专业人员。无论这些人是内部人员还是外包人员,他们的专业知识通常有助于完成工作。

一旦组建了合适的团队,就该创建一个正式且可重复的流程,以产生准确的财务数据了。关键考虑因素包括:

•确保所有财务记录都是最新的,并且所有相关方都了解不同文档之间的关系。

•查看所有服务合同以识别任何隐藏的租赁。仅仅因为未使用“租赁”一词,并不意味着组织在技术上没有按照较大协议的条款进行租赁。这必须考虑在内。

•记录所有租赁选择并探索所有假设以做出更明智的决策。

•监控关键日期,以帮助避免不必要的处罚。

•跟踪租赁条款以暴露出租人的税收和经营费用超额支付以及未偿还的款项。

对于某些人来说,准确地容纳和管理所有这些数据可能是压倒性的。为了减少资源的浪费,许多人已转向专用技术,从简单的工具来生成租赁会计计算,到更强大的租赁系统,这些系统将租赁会计纳入了更全面的租赁优化流程。

重新考虑业务合规性

有了适当的控制和工具,满足新的租赁会计要求可能会给组织带来更多的合规性。可以利用它来实质性地改进业务流程并在组织以前管理不足的区域中节省费用。